会社としてアナログな業務が多く、申込書をはじめ各種書類をすべて紙で管理していたことが大きな課題でした。ファイリングして保管していましたが、部屋数の多い建物になると契約書類も増え、ファイルがすぐにいっぱいになってしまい、保管場所を取ってしまう状況でした。そのため、「少しでも紙を減らせないか」と考え、電子契約の利用を検討しました。
また、他の不動産会社でデジタル化が進んでいる中、仲介会社様から「電子でやりませんか？」と提案を受ける機会も増えてきたことも、導入の後押しになりました。
これまでアナログな運用を続けてきたため、電子化に切り替えた際に「操作を覚えるのに時間がかかるのではないか」という不安はありました。また、ご高齢の方の中には電子操作が難しい方も出てくるのではないか、という点も懸念していました。
実際に利用してみると、操作で困ることはほとんどなく、スムーズに使うことができています。ご高齢の方に対しては、契約前に「紙と電子、どちらがよいか」を確認し、紙を希望される場合は無理に電子契 約を進めないなど、柔軟に対応しています。
現在は、申込から契約までを一気通貫で電子化しています。口座振替もWEB登録に切り替えたことで、郵送のやり取りが減り、契約までの流れが非常にスムーズになりました。
急ぎの契約や書類不備があった場合でも、紙のように「返送して、再度送付する」といった手間がなくなり、対応スピードが向上しています。遠方のお客様対応で使用していたレターパックも不要になり、郵送コスト削減の効果を感じています。
また、契約書作成もボタン操作中心で完結するため、作業時間が短縮され、業務負担が軽減されています。
社内では、これまで紙の契約書を上席者が確認・押印していたフローが、電子化によってスムーズになりました。
確認作業自体は変わりませんが、場所やタイミングを選ばずに対応できるようになり、業務全体の流れが改善されています。
一方で、ご高齢の契約者様の中には、スマートフォン操作が難しい方も一定数いらっしゃいます。その場合は紙での対応を行うなど、個別に配慮しています。それ以外のケースでは大きな問題もなく、電子契約は社内外ともに概ねスムーズに受け入れられていると感じます。
