株式会社基住 様

以前から全保連の担当者より、「将来的に賃貸借契約と保証委託契約を電子で一本化できるようになりますよ」というお話を聞いており、そのタイミングをずっと待っていました。

すでに電子申込や保証委託契約は電子化できていたものの、賃貸借契約だけは紙対応のままでしたので、「ここも電子でできるようになったら一気に楽になるのに」と感じていたのが正直なところです。

導入前は、契約書の郵送に時間がかかることや、印刷代・郵送費といったコストが積み重なっていることが課題でした。保証委託契約は電子、賃貸借契約は紙、という二重運用になっており、入居者様や仲介会社様にとっても煩雑だったと感じています。

契約業務を一本化できれば、自社の業務効率だけでなく、関わるすべての方の負担軽減につながると考えていました。

実際に電子契約が利用できると聞いたときは、「待っていました、すぐやりたいです」という気持ちでした。

リフォームや分譲契約ではすでに電子契約を利用しており、電子契約そのものに対する不安はほとんどありませんでした。そのため、「使えなかったらどうしよう」といった心配は特にありませんでした。

一方で、賃貸借契約特有の懸念として、特約事項がA4用紙1枚分と多く、スマートフォンで閲覧すると見づらくなるのではないかという点は気になっていました。

この点については、特約事項のみをPDFで別添し、仲介会社様にも個別に送付することで、確実に内容を確認してもらえるよう工夫しています。

現在は、電子申込を起点に電子契約までスムーズに進む流れができています。物件資料には「電子申込はこちら」とZ-WEB2.0で出力できるQRを掲載し、そこから申込ができるようにしています。

紙での対応を希望される方には、従来どおりFAX対応も行っていますが、今年に入ってからは問い合わせを経ずに電子申込が入るケースがほとんどになりました。

導入効果としては、1契約あたりレターパック1通分（約400〜500円）と印刷代が削減されています。契約件数が多いわけではないため、月に何万円単位という大きな金額ではありませんが、送料値上げの影響もあり、「郵送より電子のほうが合理的」という意識は社内でも高まっています。

また、送付状の作成や書類確認、返送依頼といった作業がなくなり、目に見えない事務作業の時間削減を実感しています。

前述のコスト削減の効果実感ももちろんですが、押印作業が電子化されたことで「忙しい上司を捕まえて押印をお願いする」という手間がなくなりました。事前に連絡しておけば、場所を問わず電子契約を進めてもらえるため、時間短縮につながっています。

また、全保連の電子契約を使い始めたことで、電子契約そのものへの抵抗感がなくなり、分譲契約など他の業務でも「もっと電子化を進めていこう」という意識の変化が生まれました。

社外の反応としては、遠方から引っ越して来られる入居者様が続いた際に、電子契約で一貫して手続きを進められたことが、仲介会社様・入居者様双方にとって非常にスムーズだったと評価されていると思います。