JAハウジングセンター 様

もともと「紙の契約をやめて、「契約手続きをすべて電子化していきたい」という思いがありましたが、正直、何から始めればいいのか分からない状況でした。そんなときに全保連の営業担当の方に「これからは電子化が進んでいきますよ」と聞き、それが導入を決める大きなきっかけになりました。
さらに、無料で利用できる点も大きかったです。自社で基幹システムを改修しようとすると数百万円の見積もりが出てくることもありますので、「本当に無料でいいんですか？」という驚きがありました。

また、周囲の不動産会社でも電子化や自動化が始まり、実際にその事例を見聞きすることで興味が高まっていったのも理由のひとつです。

導入前は、契約書や口座振替依頼書を紙で取得していたため、記載内容の不備や印鑑漏れのチェックに多くの手間がかかっていました。特に口座振替に関しては、引き落としが始まらない方の書類をすべて確認し、個別に請求書を送らなければならない状況でした。請求が遅れるとオーナー様への送金が滞り、迷惑をかけてしまう場面もありました。

さらに、すべての契約書を紙で保管していたため書庫がいっぱいになり、問題が起きたときには該当の契約書を探し出すのに大変な労力がかかっていました。

導入以前は電子契約が初めてということもあり、社内には機械に疎い人も多かったため、「もし使いづらければその時にまた考えよう」という気持ちでいました。

ただ、マニュアルがしっかり作り込まれていたので、とても分かりやすかったです。まずはそちらを確認し、要点だけ営業担当から説明を受けました。 お客様向けの画面マニュアルもあったため、「今どの画面で、どの手続きをしているのか分からない」という状況にならず、問題なく稼働できています。実際、 お客様から「どうすればいいのか分からない」という問い合わせも今のところありません。

また、機械に疎い従業員もなんとか使いこなせているのは、システム自体も分かりやすく作られているからだと感じています。

保証契約の電子化については、現在のところ順調に稼働しており、大きな問題も起きていません。

電子契約を始めてから、書類不備のチェックや郵送作業が不要になり、人員や時間の削減につながりました。契約締結だけを確認すれば良いので、管理がぐっと楽になっています。

また、電子契約導入と同時に口座振替書類の不備や郵送の遅れがなくなり、確実に家賃送金ができるようになりました。その結果、オーナー様信頼度も向上しています。

さらに、お客様の本人確認が確実にできるようになったのも大きな効果です。Z-WEB2.0はセキュリティ対策として携帯電話のSMSで8桁のアクセスコードを入力する仕様ですが、そのおかげで申込時の電話番号に相違があった場合でも、契約締結時に改めて正しい番号を確認できるようになりました。これまではお客様の携帯番号が分からなくなり連絡が取れない、というトラブルが発生していましたが、その問題が解消されたのは非常に助かっています。

他社の電子署名システムではアクセスコード入力がないものもありますが、その点、Z-WEB2.0はセキュリティ面でもよく考えられた仕組みだと感じています。

お客様からの反応を見ていると、全体的に好評だと感じています。契約書を送信するとすぐに契約完了のメッセージが返ってくるため、非常にスムーズです。また、家賃の引落口座もWEBで登録できるので、「早いですね」というコメントをいただくこともあります。一方、従業員からは、「スマホ操作が苦手な一部のお客様には、その場ですぐSMSで送信すればタイムラグがなく、『送信しましたので確認してください』案内することでスムーズに進む。郵送だと数日かかることを考えると非常に便利」という声があります。尚、印刷の必要がなくなり、ペーパーレスで紛失のリスクもなくなったので安心できています。お客様・従業員双方から、電子契約の利便性や安心感に関して前向きな声をいただいています。