株式会社イズミ 様

もともと電子契約を積極的に検討していたわけではありませんでした。きっかけは、全保連の営業担当からの提案です。保証契約の電子化により、業務負担を軽減できると知り導入を決めました。

従来は複写式の契約書を使用しておりましたが、印刷式の契約書に切り替えたことで、多少の業務改善効果はありました。しかし、記入例を示したり、署名・捺印箇所を丁寧に説明する必要があり、依然として大きな負担でした。

保険会社ではすでに電子契約システムが活用されていたことや、若い社員が多く入社していたこともあり、大きな懸念はありませんでした。

しかし、「誰が同意したのかを確認できるのか」「裁判で有効と認められるのか」といった法的な懸念がありました。また地域には高齢の賃貸人様が多く、そういった方々が対応できるかという点は心配でした。

しかし、営業担当の丁寧な説明により不安は解消され、安心して導入できました。

現在は、ご高齢の方など、電子契約のご利用が難しい方を除き、ほとんどの契約業務を電子契約に統一しています。

電子契約導入後も紙での保管は可能なため、これまでの運用を大きく変えずに移行できました。

一方で、記入や捺印漏れといった不備から解放され、全保連側での処理もスピードアップされ、社内の負担は大幅に減り、業務効率が格段に向上しました。

最大の効果は「スピード」です。郵送の往復や不備対応が不要になり、契約手続きが大幅に短縮されました。Z-WEB2.0上で進捗が一目で確認できるため、契約書がどこで止まっているかも即座に把握可能です。

仲介会社様からは、電子契約の導入に驚かれることもありましたが、実施はほとんどお問い合わせをいただくこともありませんでした。

賃貸人様は、弊社での代理契約をしてくださる方が少しずつ増えてきました。電子契約化を進めるにあたり、賃貸人様と話あったうえでこのような代理契約はどんどん増やしていきたいと考えています。