株式会社エステートサンエイ 様

全保連の営業担当から電子契約の案内を受けたことが導入のきっかけです。
電子契約であれば、自社の手間だけでなく、仲介会社様や契約者様の手間も減り、記録がしっかり残る点に魅力を感じました。契約書を郵送する必要がなく、契約者様へ直接送付できるため、タイムラグがなくスピーディーに進められる点も大きなメリットでした。

導入前は、申込日や契約開始日などの日程調整に時間がかかり、仲介会社様とのやり取りが煩雑になりがちでした。また、仲介会社様経由で契約書を渡すため、契約者様に書類が届いてから戻ってくるまでのスケジュールが読めず、印鑑漏れや記名違い、自署ではない署名などの不備も頻繁に発生していました。

電子契約であれば、手書きによるミスや郵送事故の心配もなく、履歴も残り、スピード感を持って進められるため、「これが使えるならすぐに導入したい」と考えていました。

導入時に不安だったのは、仲介会社様が電子契約を理解し、協力してくれるかどうかという点でした。それまで電子契約を使いたいと言われた経験がなかったため、当初は戸惑いもありました。

また、デジタル化は思っているほど社会全体に浸透しておらず、契約者様の中には「スマートフォンは使えるが、リンクを開いたり調べたりするのは苦手」という方も少なくありません。ショートメッセージが届いても必ず確認しない方や、知らないリンクを開くことに不安を感じる方もいるため、その点も懸念していました。

前述の懸念はあったのですが、実際には保証契約については仲介会社様を介さず、契約者様へ直接電子契約を送信できるため、大きな混乱はなく前向きに活用できています。導入初期は「リンクが届かない」といった問い合わせもありましたが、仲介会社様が固定されていることもあり、説明にも慣れてきました。

現在は、申込から保証契約、火災保険（Z-value）までを一気通貫で電子化できており、火災保険料の入金確認や書類作成といった作業が不要になりました。最低限の資料準備だけで契約が完了するため、業務負担が大きく軽減されています。

作業時間としては、火災保険手続きを含めて1件あたり2〜3時間程度の時間短縮を実感しています。資料作成、書類確認、入金確認など、これまで当たり前に行っていた業務がなくなりました。

定期的に全保連さんからメールでレポートが届き、今月は何枚の紙の削減に繋がったなどを見ると、電子契約にした効果をさらに感じています。

電子契約によって、仲介会社様を挟まずに契約者様と直接やり取りできるようになり、進捗も把握しやすくなりました。未開封や未対応の場合は通知で分かるため、仲介会社様へ「いつまでに契約が必要か」を明確に伝えられるようになっています。

一方で、ご高齢の契約者様の中には、電子署名が難しい方もいらっしゃいます。その場合はご家族に操作を補助してもらうなどの対応を行っています。火災保険セットの場合は電子契約が必須となるため、電子署名が可能な方を募集条件とする物件もあり、運用面での工夫を進めています。