アリックスホーム株式会社 様

きっかけとなったのは全保連のメールマガジンでした。賃貸借契約書を電子化できるという案内を見て、「本当にできるの？」という半信半疑の気持ちで試したのが始まりでした。

もともと、入居申込の受付にZ-WEB2.0の電子申込を導入していました。

導入する前の申込時の際は、直接来店よりも電話対応が多く、申込書のやり取りはメールとFAXで行っていました。

しかし、FAXを持っていないお客様も多く、コンビニまで行って送信していただく必要があるなど、手間がかかっていました。さらに、FAXで届いた申込書は文字がかすれて見づらいことも多く、不便さを感じていました。

そのような中で電子申込を利用したところ、思った以上にお客様の抵抗が少なく、スムーズに申込手続きが進められたため、「それなら契約書も電子化できるのでは」と考え、電子契約の導入を決めました。

電子申込を利用していたこともあり、電子契約導入時には特に不安はありませんでした。

ただ電子申込を導入した当初は、ご年配の方やスマートフォン操作に不慣れな方がスムーズに利用できるのか不安がありました。

もともと入居時の見積書はメールでお渡ししていたため、「メールでやり取りができる方」を電子申込対応の基準としました。見積書をメールで送信する際に、Z-WEB2.0の申込フォームURLを貼り付け、そこから申込を行ってもらう流れにしています。

「私でもできるのかしら？」と心配される方もいらっしゃいますが、URLをクリックして順番に入力するだけなので、70代の方でも問題なく操作されています。結果的に契約書の電子化へスムーズに移行できました。

電子契約の導入によって契約業務全体がより効率化されました。契約書の控えを郵送でお渡しする必要がなくなり、印刷や発送の手間・コストが大幅に削減されています。

特に郵送費や印刷コストの削減効果を実感しており、月の契約のうち、9割を電子契約に移行しています。契約にあたり賃貸借契約書や重要事項説明書などを含むと、約10枚分の印刷が不要となり、紙の使用量や作業時間が大きく減りました。

電子化によって、契約書類のやり取りがスムーズになり、顧客利便性も向上。書類の郵送や手渡しが不要になったことで、対応スピードが格段に上がりました。実際に使ってみて便利さを実感しています。

お客様からも戸惑いの声はなく、電子契約に関するトラブルは発生していません。

また、社内では「このようにシステムが変わっていくのだ」との意識が広がり、電子契約の導入をきっかけに、見積書作成や顧客管理まで一元化できないかと検討するようになりました。Z-WEB2.0を通じて、電子化が業務改善の一部として自然に受け入れられています。